Upravljanje projektima – moderno znanje za sve profesije
Kao što je nekada davno bilo potrebno poznavanje rada na računaru za dobijanje posla, pa je kasnije to prošireno poznavanjem engleskog jezika, tako sada dolazi novi talas menadžera koji traži nešto više od toga.
Poznavanje rada na računaru i poznavanje engleskog jezika su, što bi rekli, “must”. To se podrazumeva da znaš, to više i ne stoji u oglasu za posao. Ako to ne znaš, u velikom si problemu jer kaskaš za kolegama. Sada je vreme brzih promena, novih zahteva, novih veština: komunikacije, prezentovanja, prodaje i slično.
Stiglo je vreme multitaskinga.
Da bi u tome uspeo, ne može više da se radi i funkcioniše sa starim konceptom menadžmenta, mora da se inovira, mora da se prati više stvari u isto vreme.
Mora da se upravlja projektima. Ta nova disciplina koja sve više dolazi na naše tržište i koja će uskoro biti “must” je upravljanje projektima. Kako bi rekli na sajtu Project Management Srbija, upravljanje projektima je privremeni napor preduzet da se kreira jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat, to je prosto skup veština, alata i tehnika pomoću kojih se ostvaruju ciljevi projekta.
Bez tog znanja se ne osvaja tržište. Toga su svesne mnoge firme i zato traže takav kadar. Traže da se strateški ciljevi pretvore u projekte koji će se završiti na vreme i u okviru zadatog budžeta. I to bi bilo u redu da je samo jedan projekat. Ali u vreme multitaskinga, imate više istovremenih projekata, organizacione potrebe su dinamične i brzo se menjaju i “sve treba da bude gotovo za juče”. Zahteva je sve više, a vremena sve manje.
Medjutim, sreća je da se upravljanje projektima uči. Uči se baš kao i sve drugo u životu, kako kroz formalnu tako kroz neformalnu edukaciju. Uči se na pojedinim fakultetima, uči se kroz praksu i vodjenje projekata, uči se kroz čitanje knjiga iz ove oblasti, kroz obuke i kurseve.
Kako god bilo, mora neprestano da se radi na tome. Inače, projekat ispadne kao na slici.
Vidi se da je klijent objasnio na jedan način, rukovodilac projekta shvatio na drugi način, preneo na treći, pri čemu je svako u projektnom timu interpretirao na svoj način. Jednom reči, gluvi telefoni.
Rezultatsvega: neuspešan projekat, nezadovoljan klijent, frustriran projektni tim. Sigurno je da bez jasne metodologije i jasno definisanih koraka upravljanja projektima, dolazimo do poražavajuće statistike da se dve trećine projekata neuspešno završi. Na svu sreću, statistika je bolja iz godine u godinu jer su ljudi osvestili važnost projektnog menadžmenta i sve više rade na istom.
Sa druge strane, pojavio se veliki broj korisnih softverskih alata koji u mnogome olakšavaju praćenje projekata i daju fenomenalne izveštaje u samo dva-tri klika. Pre svega Microsoftov alat za praćenje projekta MS Project, pa Oracle Primavera, pa online rešenja Asana, BaseCamp, Zoho Project i slični.
Koraci za unapređenje projekata
U svakom slučaju možete biti aktivni i preduzeti određene korake kako biste unapredili svoju veštinu upravljanja projektima.
- Obezbediti podršku top menadžmenta – bez podrške top menadžmenta iluzorno je započinjati projekat jer je u startu osuđen na propast. Tek kada ste sigurni da imate podršku, krenite u iniciranje i planiranje projekta.
- Jasni, precizni i merljivi ciljevi – ciljevi projekta treba da budu precizno definisani, specifični, dostižni, merljivi, realni, vremenski određeni početnim i krajnjim datumom. Prosto, svako treba da razume šta je cilj, kako će ga dostići i kako će proveriti da li je dostignut.
- Adekvatan projektni tim (najbolji ljudi za posao) – uvek birajte najbolje ljude. Budite drski i hrabri i tražite najbolje jer će i rezultati biti najbolji. Edukujte svoje članove tima, prenesite im formalno znanje upravljanja projektima, ili ih pošaljite na obuku za upravljanje projektima (više na linku http://project-management-srbija.com/kursevi/obuka-za-upravljanje-projektima )
- Dobro planiranje – Osnova svega je planiranje. To nije posao od jednog sata, nije poprincipu lako ćemo, već traži opsežnu i detaljnu pripremu. Traži planiranje svake pojedinačne dimenzije projekta: planiranje vremena, obima projekta, budžeta, kvaliteta, ljudskih resursa, komunikacije, rizika, nabavke, zainteresovanih strana. Traži integraciju svih tih stvari. Traži rukovodioca projekta koji je žongler i koji je u stanju da žonglira sa više loptica (dimenzija projekta) i da nijednu ne ispusti, a da u ruci uvek ima onu koja mu je prioritet.
- Realna očekivanja – Uvek očekujte realne stvari jer nerealna očekivanja su uzrok mnogih sukoba i problema.
- Učešće korisnika – Projekat ne pokrećete zbog vas samih, već zbog strategije preduzeća, odnosno zbog nečega što će biti rezultat projekta. A to nešto će neko koristiti, zar ne? Upravo ti krajnji korisnici projekta treba da budu uključeni u sam projekat, jer sve to radimo zbog njih. Uključite ih, pitajte šta im treba i dajte im to.
- Učestalost kontrole – Ako pustite da projekat ide svojim tokom i ne vršite kontrolu projekta, onda očekujte kašnjenje i veće troškove. Kontrola je zakon. Česta kontrola je još veći zakon. Merenja, provere u odnosuna početni plan, korektivne i preventivne akcije su ono što će Vas dovesti do uspešnog projekta.
- Iskusni rukovodioci projekta – Projekat zavisi od ljudi. Dobri i iskusni project menadžeri bolje vode projekat jer, u krajnjem slučaju, jedino je PM odgovoran za realizaciju projekta.
Ne gubi vreme, uhvati priključak sa ovim svetskim trendom i neka ti upravljanje projektima bude zaštitini znak. Jer ako ti nećeš, neko drugi hoće.
