Kako da odaberete odgovarajući model fiskalne kase za vaše poslovanje?

Bilo da ste početnik ili želite da unapredite i proširite svoje poslovanje, izbor odgovarajuće fiskalne kase predstavlja jedan od važnih korak. Sa jedne strane, fiskalizacija obezbeđuje usklađenost sa zakonskim propisima, dok sa druge olakšava svakodnevno poslovanje, omogućavajući efikasnije upravljanje prodajom i finansijama. 

Na tržištu postoji veliki broj modela koji nude različite funkcionalnosti, pa je odabir fiskalne kase često izazovan, pogotovo za preduzetnike koji se prvi put susreću sa ovim pitanjem. Da biste odabrali fiskalni uređaj koji predstavlja najefikasnije rešenje, važno je da sagledate sve specifičnosti vašeg poslovanja. Vrsta delatnosti, obim prometa i potreba za dodatnim funkcijama neki su od ključnih faktora koje treba uzeti u obzir. Sve kriterijume koje treba analizirati predstavićemo u nastavku teksta.

#1 Usklađenost sa zakonskim propisima

Najvažniji korak je odabir fiskalne kase koja je u skladu sa aktuelnim zakonskim regulativama. U Srbiji je obavezna upotreba fiskalnih uređaja koji podržavaju novi model e-fiskalizacije. Pre kupovine obavezno proverite da li je kasa sertifikovana i da li zadovoljava sve propise Ministarstva finansija. 

Pravilna fiskalizacija osigurava da ćete izbeći kazne i neprijatnosti tokom inspekcijskih kontrola. Ukoliko nemate kasu ili ona nije u skladu sa zakonom, rizikujete da dobijete novčanu kaznu za fizička i pravna lica, privremeno zatvaranje objekta ili oduzimanje robe i opreme. 

Obratite pažnju i na ažuriranja softvera, jer se zakonski zahtevi mogu povremeno menjati. Redovno proveravajte novosti na sajtu Poreske uprave kako biste ostali u toku ili to poverite vašem knjigovođi. 

#2 Tip poslovanja i specifične potrebe

Svaka delatnost ima svoje specifičnosti, što se mora uzeti u obzir prilikom izbora fiskalne kase. Ako je vaš biznis veza za ugostiteljstvo, od koristi će vam biti kase sa mogućnošću upravljanja stolovima, naprednim izveštajima i povezivanjem sa štampačima računa u kuhinji. Ukoliko je u pitanju veći restoran, korisno je odabrati sistem sa funkcijom praćenja narudžbina u realnom vremenu.

Za manje trgovinski objekte, praktične su kompaktne kase sa integrisanim štampačem i jednostavnim korisničkim interfejsom. Dodatna opcija je podrška za barkod skener, što ubrzava proces naplate.

Sa druge strane, veliki maloprodajni lanci zahtevaju naprednija rešenja koja podržavaju integraciju sa ERP sistemima i upravljanje zalihama. Pojedini uređaji često omogućavaju i centralizovano upravljanje podacima iz svih poslovnica.

Na kraju, ako prodaju obavljate na terenu, razmislite o prenosnim fiskalnim uređajima s dugotrajnom baterijom i internet konekcijom. Ovo je idealno rešenje za dostavne službe, pijace ili sajmove.

Bez obzira koji je vaš izbor, ePos rešenja za fiskalne kase vam omogućavaju da odaberete pravi model koji se maksimalno može prilagodi vašem poslovanju. Hibridne, multifunkcionalne i mobilne fiskalne kase iz ePos ponude sigurno će zadovoljiti vaše poslovne zahteve.

#3 Povezivanje sa dodatnom opremom i softverima

Pre nego što se odlučite za određeni model, proverite mogućnost povezivanja fiskalne kase sa dodatnom opremom kao što su čitači barkodova, eksterni štampači, POS terminali za kartično plaćanje ili elektronske vage. Takođe, ako već koristite neki poslovni softver za upravljanje prodajom, važno je da izabrana kasa može da se integriše sa tim sistemom. Ova funkcionalnost znatno olakšava vođenje evidencije i analizu poslovanja.

Povezivanje sa sistemima za izdavanje faktura može dodatno unaprediti poslovanje i automatizovati fakturisanje. Za one koji koriste lojaliti programe ili sisteme za prikupljanje bodova, neophodno je da fiskalna kasa podržava takve opcije.

#4 Obim prometa i broj korisnika

Važnu ulogu u odabiru fiskalne kase igra i obim prometa. Za male biznise sa ograničenim brojem dnevnih transakcija, dovoljne su osnovne fiskalne kase ili one u koje se mogu ubaciti do 2000 artikala. Međutim, ako imate veliki promet, širok asortiman ili veći broj prodajnih mesta, potrebna vam je kasa koja može da podrži višekorisnički rad, velike baze podataka i brzu obradu transakcija.

Razmislite i o sezonskim skokovima u prometu, posebno ako se bavite turizmom, trgovinom ili ugostiteljstvom. Bolje je odabrati uređaj koji može podneti veći obim transakcija nego da kasnije budete ograničeni kapacitetom uređaja.

#5 Jednostavnost korišćenja

Intuitivni korisnički interfejs je od velikog značaja, posebno kada imate veći broj zaposlenih koji radi sa kasom, veliki broj artikala i usluga koje nudite ili ako poslujete sa velikim brojem kupaca u kratkom vremenskom intervalu. Fiskalne kase koje nude jednostavno rukovanje smanjuju mogućnost grešaka i ubrzavaju proces obuke novih radnika. Većina modernih uređaja ima ekran osetljiv na dodir i prilagodljive menije, što dodatno olakšava rad.

Ako vaši zaposleni nemaju iskustva sa korišćenjem fiskalnih uređaja, odaberite model sa jednostavnim funkcijama i jasnim uputstvima. Takođe, korisna je opcija demo režima rada za obuku novozaposlenih.

#6 Cena i troškovi održavanja

Fiskalizacija košta, to je sigurno. Pre svega, košta će vas sama fiskalna kasa a cena varira u zavisnosti od funkcionalnosti i kvaliteta uređaja. Pored početne investicije, uzmite u obzir i troškove održavanja, servisiranja i ažuriranja softvera. Preporučljivo je odabrati model renomiranog proizvođača, koji obezbeđuje pouzdanu tehničku podršku i dostupnost rezervnih delova. Jeftiniji uređaji mogu izgledati privlačno, ali dugoročno mogu dovesti do većih troškova zbog čestih kvarova. U krajnjem slučaju, jeftiniji uređaji vam neće biti od koristi kada vaše poslovanje poraste. 

Proverite dužinu garancije i uslove servisiranja. U nekim slučajevima, proizvođači nude besplatnu tehničku podršku tokom prve godine korišćenja, što znači dodatnu uštedu i smanjenje troškova što je posebno važno u prvom periodu poslovanja. 

Pre kupovine se informišite o dostupnosti servisnih centara i vremenu reakcije na pozive za pomoć. Brza i efikasna podrška može sprečiti gubitak prihoda u situacijama kada kasa prestane da radi. Raspitajte se i o mogućnostima daljinske podrške. Neki servisi omogućavaju dijagnostiku i rešavanje problema putem interneta, što značajno skraćuje vreme zastoja.

#7 Dodatne funkcionalnosti

Moderni modeli fiskalnih kasa nude brojne dodatne funkcije koje mogu unaprediti poslovanje. Neke od njih uključuju generisanje detaljnih izveštaja o prodaji, koji mogu pomoći u analizi najprodavanijih aritkala i planiranju zaliha.

Takođe, postoje kase koje mogu pratiti zalihe u realnom vremenu. Odlična opcija za trgovine koje žele da imaju tačnu evidenciju dostupnosti proizvoda. Na kraju, postoje i one koje nude integraciju sa lojalti programima, pomoć u izgradnji baze stalnih kupaca i povećanju prodaje.

Izbor odgovarajuće fiskalne kase zahteva pažljivu analizu svih faktora koji utiču na vaše poslovanje. Pravilno odabran uređaj olakšaće svakodnevne operacije, poboljšati efikasnost i omogućiti usklađenost sa zakonskim propisima. Pre donošenja konačne odluke, uporedite više modela i odaberite rešenje koje najbolje odgovara vašim potrebama i budućim planovima rasta.