Kako organizovati događaj na fakultetu

Prilikom posete nekoj konferenciji ili važnom predavanju na fakultetu, uglavnom smo koncentrisani na govornike, temu ili raspoloživ materijal, dok o samoj organizaciji tog događaja ne razmišljamo. I zašto bismo? To nije naš posao, kao posetiocima događaja nam je sve podređeno, i očekujemo da po izlasku sa njega naša očekivana budu ispunjena.

U ovom tekstu ćemo događaje posmatrati iz drugog ugla – iz perspektive samih organizatora. Ko se pobrinuo za to da naša navedena očekivanja budu ispunjena, koliko vremena je bilo potrebno, i koji su to elementi organizacije?

Ko organizuje događaje i za koga?

Organizaciju događaja je najjednostavnije prepustiti stručnjacima ili agencijama koje se bave ovim poslom, poput Evento – organizacija događaja svih vrsta. Ipak, sam proces uz dobru organizaciju nije komplikovan ni kada se samostalno bavite ovima poslom.

Za početak, dovoljno je da ste student i da je događaj koji organizujete zaista koristan vašoj ciljnoj grupi. Kod fakultetskih događaja ciljnu grupu uglavnom predstavljaju upravo studenti, što vam pruža mogućnost da se konsultujete direktno sa vašim kolegama i ispitate da li vaš događaj prepoznaju kao koristan i vredan posete. Okupite tim ljudi koji žele da rade na organizaciji sa vama i kreirajte okvirni plan.

Počnite od obima događaja

Odredite koliko ljudi želite da vidite na događaju, ali razgraničite želje i mogućnosti. Uzmite u obzir veličinu i tip prostora u kome će se događaj održati, pa u skladu sa tim odredite optimalni broj učesnika.

Bitan je osećaj udobnosti, da prostorija bude dovoljno osvetljena i da, po mogućnosti, svaka osoba ima “svoj prostor” iz koga će sve videti jasno, bez guranja ili saplitanja od druge ljude. Ako je lokacija događaja neka fakultetska prostorija, precizirajte upravi fakulteta vreme održavanja i tražite dozvolu za korišćenje te prostorije kako biste izbegli nesporazume.

Razmislite o tome ko je nosilac događaja

Ukoliko organizujete stručno predavanje ili konferenciju potrebni su vam kompetentni govornici, stručnjaci ili profesori. Ako je u pitanju događaj zabavnog tipa, opet vam je potreban neko ko će umeti da drži pažnju prisutnih. Važno je da imate u vidu da će upravo ti ljudi kreirati atmosferu na događaju, pa je ovaj korak jedan od ključnih u čitavom procesu organizacije.

Kako biste olakšali komunikaciju sa budućim predavačima/govornicima, potrudite se da budete jasni i koncizni. Prvenstveno im opišite svrhu samog događaja a zatim i koja očekivanja imate od njih. Potrudite se da vladate svim informacijama, pogotovo onim koje se tiču mesta i vremena održavanja.

Promocija je jedan od najbitnijih koraka

Sada kada ste utvrdili mesto, vreme i govornike, treba da se pobrinete za posećenost. Iskoristite prednost interneta i društvenih mreža i kreirajte kampanju koja će privući vaše kolege, studente. Stavite se u njihovu poziciju i razmislite šta je to šta bi vas privuklo da posetite neku manifestaciju: značajni govornici, neka konkretna aktivnost ili možda nagrade koje će se uručiti nekom od prisutnih? Mogućnosti su mnoge.

Izdvojite najjači adut događaja i potrudite se da što više ljudi sazna za njega. U zavisnosti od tipa događaja, pokušajte da zainteresujte i odgovarajuće medije. Ovo je faza u kojoj bi trebalo da imate kompletnu agendu. Agenda, osim što predstavlja plan događaja za učesnike, služi i organizatorima kao podsetnik na satnicu i raspored. Potrudite se da događaj teče bez kašnjenja i nepotrebnih zadržavanja.

Obogatite svoj događaj detaljima

Detalji su važni jer značajno doprinose kompletnom utisku o nekom događaju. Neke manifestacije koje ste vi posetili sigurno pamtite po sitnicama, kao što su zanimljiv ketering ili dres kod. Osmislite nešto originalno, neku boju koja će da preovladava u prostoriji, ili neko karakteristično osveženje za prisutne.

Kada dođete do ovog koraka, vrlo je bitno da budete dobro isplanirani i organizovani, odnosno da svaki član organizacionog tima tačno zna svoje dužnosti. Neki detalji imaju isključivo estetsku funkciju, dok nedostatak nekih drugih često može da pokvari kompletan utisak. Na primer, zatvorena flašica vode ispred govornika nema naročitu svrhu ukoliko pored nje niste stavili čašu.

Ako ste prošli kroz sve navedene korake, vaš događaj je spreman. Ostalo je još da i sami uživate u njemu, iako ćete kao organizatori uglavnom motriti na atmosferu i tok dešavanja. Sasvim je normalno da osećate pozitivnu tremu i mali umor, ali zadovoljstvo je to koje preovladava kada vidite da ste ispunili očekivanja svih ljudi koji su došli.

Srećno u organizaciji!